Comment entraîner les équipes à travailler sans leurs outils informatiques habituels ?
D’après Plan de reprise d’activité
Former les collaborateurs à l’utilisation des procédures dégradées
Sessions de formation : où l’on montre concrètement comment remplir le formulaire, où le stocker, comment passer une commande par téléphone au lieu du système habituel.
Exercices pratiques : mise en situation simulée (ex. “On coupe l’ERP pendant 1 heure, et on vous demande de traiter 5 commandes clients en mode papier”).
Vérifier la compréhension et l’adhésion
Un retour d’expérience des utilisateurs est nécessaire. Ils peuvent pointer :
Des champs manquants dans le formulaire,
Des difficultés d’accès à une base annexe,
Des problèmes de communication (qui appeler si on a un doute ?).
On profite de ces retours pour améliorer les procédures avant de les figer.
Inclusion dans les exercices PRA
Lors de tests de Plan de Reprise d’Activité, on ne se contente pas de tester la bascule sur un site de secours, on peut aussi simuler un retard de remise en service, forçant les équipes à utiliser les procédures manuelles durant quelques heures.
On observe :
Le temps nécessaire pour que le service fonctionne à minima
Les erreurs et oublis dans la saisie manuelle
Les goulots d’étranglement (manque de papier, téléphone saturé, etc.).