Comment gérer plusieurs copies du PRA sans perdre la maîtrise des versions ?
D’après Plan de reprise d’activité
La redondance documentaire doit être organisée. Il faut savoir quelle version fait référence, comment les copies sont actualisées et comment les anciennes versions sont distinguées de celles qui peuvent être utilisées.
Redondance documentaire
On peut cumuler plusieurs approches : copies papier + cloud + clé USB. Le niveau de redondance dépend de la criticité et du budget.
Workflow suggéré
Création / mise à jour d’un document PRA (nouvelle version, nouveau chapitre, modification de coordonnées).
Validation par le coordinateur PRA ou la cellule de crise selon l’ampleur du changement.
Enregistrement dans le référentiel principal (ex. SharePoint local ou wiki interne).
Copie vers le référentiel externe (cloud, clé USB, autre site) pour la résilience.
Impression (pour les sections critiques) et mise à jour du classeur de crise.
Diffusion (mail, newsletter interne) pour informer les équipes concernées.
Outils et bonnes pratiques
Systèmes de gestion de documents (DMS) avec fonctionnalité de versioning et piste d’audit
Templates : utilisation de modèles standard pour ajouter un chapitre, éviter le formatage incohérent
Changelog : un fichier résumé qui liste toutes les modifications à chaque version.