Comment inventorier et suivre les moyens d’échange entre l’informatique et les métiers ?
D’après Les livrables DYNAMAP
Ce document décrit le livrable sous forme de feuille tableur, destiné à organiser et documenter l'infrastructure de communication intégrée pour faciliter la collaboration entre les systèmes d'information et les métiers au sein d'une organisation.
L'objectif de cette infrastructure est de garantir une communication fluide et efficace, en intégrant divers canaux et outils de communication pour soutenir les opérations quotidiennes, la prise de décision, et l'innovation.
Structure de la matrice
Le tableau est structuré avec les entêtes de colonnes suivantes :
- Identifiant (ID)
- Composant de l'infrastructure
- Description
- Technologie utilisée
- Fonctionnalités principales
- Utilisateurs cibles
- Responsable
- Statut de mise en œuvre
- Intégration avec les systèmes existants
- Date de mise à jour
- Commentaires
Description des colonnes
Contenu : Un identifiant unique pour chaque composant de l'infrastructure de communication.
Cet identifiant permet de référencer et de suivre chaque élément de manière distincte et organisée.
Contenu : Le nom ou le titre du composant, par exemple "Plateforme de Messagerie Instantanée", "Système de Vidéoconférence", "Portail Intranet", ou "Outil de Gestion de Projets".
Ce nom doit être clair et représentatif de la fonction principale du composant.
Contenu : Une description détaillée du composant, expliquant son rôle et ses fonctionnalités au sein de l'infrastructure.
Ceci inclut les objectifs spécifiques qu'il aide à atteindre, tels que la facilitation de la communication en temps réel, le partage de documents, ou la gestion de projets collaboratifs.
Ne pas oublier également la confidentialité des informations qui seront échangées dans l’outil.
Contenu : Les technologies et plateformes sur lesquelles repose le composant ou des solutions internes sur mesure.
Ceci inclut des informations sur les langages de programmation, les bases de données et les serveurs utilisés.
Contenu : Les fonctionnalités importantes offertes par le composant, telles que "Chat en temps réel", "Partage de fichiers", "Appels vidéo", "Calendrier intégré", ou "Suivi des tâches".
Ceci aide à comprendre comment le composant soutient les besoins de communication et de collaboration.
Contenu : Les groupes ou départements au sein de l'organisation qui utilisent principalement ce composant, par exemple "Équipe IT", "Marketing", "Ventes", "Support Client".
Ceci aide à identifier les utilisateurs finaux et à adapter les fonctionnalités à leurs besoins spécifiques.
Contenu : La personne ou l'équipe responsable de la gestion et de la maintenance du composant.
Ceci inclut la supervision des mises à jour, la résolution des problèmes techniques, et la formation des utilisateurs.
Contenu : L'état actuel de l'implémentation du composant, tel que "Planifié", "En cours de déploiement", "Opérationnel", ou "En phase de test".
Ceci permet de suivre l'avancement du projet et de planifier les prochaines étapes.
Contenu : Les détails sur la manière dont le composant s'intègre avec les systèmes et outils existants, comme les ERP, CRM, ou systèmes de gestion des documents.
Ceci inclut des informations sur les API, les protocoles d'échange de données, et les niveaux de compatibilité.
Contenu : La date de la dernière mise à jour ou modification du composant.
Ceci garantit que les informations sont à jour et reflètent les dernières fonctionnalités.
Contenu : Espace pour des notes supplémentaires, des observations spécifiques ou des informations additionnelles non couvertes par les autres colonnes.
Ceci peut inclure des suggestions pour les futures améliorations, des défis rencontrés ou des retours d'expérience des utilisateurs.
Ce fichier de documentation de l'infrastructure de communication intégrée opérationnelle est un outil essentiel pour garantir une communication et une collaboration efficaces au sein de l'organisation.
En centralisant les informations sur chaque composant, ce tableau facilite la gestion des ressources, la planification des mises à jour, et l'optimisation des processus de communication entre les systèmes d'information et les métiers.