Comment préciser qui fait quoi et comment communiquer dans un projet ?
D’après Les livrables DYNAMAP
Ce document décrit le livrable sous forme de feuille tableur, conçu pour organiser et documenter les plans de projet détaillés avec des rôles et responsabilités clairement définis, ainsi que les plans de communications associés selon le framework DYNAMAP.
Ce tableau centralise les informations les plus importantes sur chaque projet, y compris les objectifs, les équipes responsables, les actions planifiées et les stratégies de communication.
Il facilite la gestion de projet, la coordination des équipes et la communication efficace entre les parties prenantes.
Des éléments ont été créés dans les phases précédentes, ils sont à compléter lors de celle-ci sous l’angle de la communication entre la DSI et les métiers.
Structure de la matrice
Le tableau est structuré avec les entêtes de colonnes suivantes :
- Identifiant (ID)
- Nom du projet
- Description du projet
- Objectifs du projet
- Rôles et responsabilités
- Échéancier
- Ressources allouées
- Plans de communications
- Risques
- Statut du projet
- Responsable du projet
- Commentaires
Description des colonnes
1. Identifiant (ID) :
Contenu : un identifiant unique pour chaque projet, permettant de référencer et de suivre chaque projet de manière distincte et organisée.
2. Nom du projet :
Contenu : le titre ou le nom du projet, facilitant son identification.
Ce nom doit refléter clairement le but ou l'objectif principal du projet.
3. Description du projet :
Contenu : une description détaillée du projet, expliquant son contexte, ses objectifs, et les résultats attendus.
Ceci inclut une brève explication de l'importance du projet pour l'organisation.
4. Objectifs du projet :
Contenu : les objectifs spécifiques que le projet vise à atteindre, y compris des cibles mesurables et des indicateurs de succès.
5. Rôles et responsabilités :
Contenu : une définition claire des rôles et responsabilités des membres de l'équipe projet, y compris les titres de poste, les responsabilités spécifiques, et les autorités déléguées.
Ceci inclut une matrice RACI pour clarifier qui est responsable, autorité, consulté et informé pour chaque tâche ou décision.
6. Échéancier :
Contenu : le calendrier détaillé du projet, avec les dates de début et de fin prévues pour chaque phase ou activité.
Ceci inclut des jalons critiques et des échéances importantes.
7. Ressources allouées :
Contenu : les ressources humaines, financières et matérielles allouées au projet, y compris les budgets, les équipes et les outils nécessaires.
8. Plans de communications :
Contenu : les stratégies de communication à utiliser tout au long du projet, y compris les canaux de communication, les fréquences de mise à jour, les parties prenantes cibles, et les messages les plus importants.
Ceci inclut également des plans pour la gestion des informations sensibles et des protocoles d'escalade.
9. Risques :
Contenu : une identification des principaux risques liés au projet, y compris une évaluation de leur probabilité et de leur impact potentiel.
Ceci inclut des plans de contingence et des stratégies d’atténuations.
10. Statut du projet :
Contenu : l'état actuel du projet, tel que "Planification", "En cours", "Achevé", ou "Suspendu".
Ceci permet de suivre le progrès et d'ajuster les plans si nécessaire.
11. Responsable du projet :
Contenu : la personne ou l'équipe responsable de la gestion globale du projet, incluant la coordination des ressources, la supervision de l’exécution et la communication avec les parties prenantes.
12. Commentaires :
Contenu : espace pour des notes supplémentaires, des observations spécifiques ou des informations additionnelles non couvertes par les autres colonnes.
Ceci peut inclure des leçons apprises, des défis rencontrés ou des suggestions pour les futures étapes.
Ce fichier de plans de projet détaillés avec des rôles et responsabilités clairement définis, ainsi que les plans de communications, est un outil essentiel pour assurer une gestion de projet efficace selon le framework DYNAMAP.
En centralisant les informations sur chaque projet, ce tableau facilite la coordination, la communication et la réalisation des objectifs, tout en assurant la transparence et la responsabilité des équipes impliquées.