Comment inventorier les données utilisées dans les activités métier ?
D’après Économie du système d’information
Identification des objets de données
Pour gérer les objets métiers, un système d’information manipule des objets de données.
Ces objets de données sont la représentation numérique des objets métiers.
Par exemple, pour un objet métier « Commande client », il y aura une table ou un ensemble de tables en base de données avec des champs (numéro de commande, date, nom du client, détails produits, etc.).
Importance des objets de données
Le lien entre l’objet métier et l’objet de données est fondamental pour la traçabilité des coûts.
En effet, chaque objet de données sera géré par un ou plusieurs logiciels (ERP, CRM, logiciel de paie, etc.), et c’est généralement l’utilisation de ces logiciels qui entraîne les coûts (licences, maintenance, infrastructure, etc.).
Les objets données entraineront des coûts liés au stockage, sauvegarde mais également : gouvernance, gestion, etc. …
Approche pour recenser les objets données
Il peut être utile de construire un dictionnaire de données et une modélisation conceptuelle (modèle conceptuel de données) permettant de décrire :
Les attributs principaux (champs) de chaque objet de données.
Les relations clés entre ces objets (par exemple, une « Commande client » est associée à un ou plusieurs « Produits »).
Le ou les processus qui utilisent et modifient chaque objet de données.
Le recours à une équipe de gestion de la donnée (Data Management) ou à un référentiel existant (notamment dans des entreprises dotées d’un ERP) simplifie le travail de recensement.
Dans de plus petites structures, ce travail peut se faire via des entretiens métier et la consultation des manuels utilisateurs des applications existantes.
Exemples pratiques
Objet métier : Fiche de poste –> Objet de données : Table « Poste » dans la base RH avec des champs comme « Titre du poste », « Département », « Niveau de salaire », etc.
Objet métier : Ordre de fabrication –> Objet de données : Table « Ordre_Fab » avec des champs comme « Numéro d’ordre », « Date de création », « Ligne de production concernée », etc.
Pour les détails sur l’approche possibles rendez-vous dans l’annexe 4