Comment réaliser un inventaire des logiciels de l'entreprise ?
D’après Économie du système d’information
Pourquoi inventorier les logiciels ?
Les logiciels métiers – qu’ils soient ERP, CRM, applications maison ou solutions spécialisées représentent souvent l’interface la plus visible du SI pour les utilisateurs.
Ce sont eux qui, concrètement, manipulent les objets de données et permettent l’exécution des processus métiers (prise de commande, facturation, reporting, etc.).
Il est donc essentiel de :
Lister tous les logiciels en usage, même ceux dits « historiques » ou « périphériques ».
Qualifier leur rôle (par exemple, tel outil gère la comptabilité, tel autre gère les stocks, etc.).
Rendre visibles leurs coûts, souvent répartis entre licences, maintenance, support et éventuelles prestations de développement.
Cette visibilité est primordiale pour arbitrer les investissements et repérer d’éventuels doublons (deux logiciels différents qui réalisent la même fonction) ou des logiciels sous-exploités.
Démarche d’inventaire
Recenser les applications existantes : On se base sur les retours de la DSI, mais également sur les départements métiers qui peuvent utiliser certains logiciels de manière officieuse (shadow IT).
Pour chaque logiciel, relever :
Le périmètre fonctionnel : Quel(s) processus ou macro-processus couvre-t-il ? Est-il généraliste (ERP) ou dédié (paie, CRM, e-commerce, etc.) ?
Les objets de données gérés : Par exemple, tel CRM manipule les tables Client, Prospect, HistoriqueContact. Tel ERP gère Commande, Facture, Stock.
La volumétrie : Nombre d’utilisateurs, volume de transactions mensuelles, importance en termes d’activité quotidienne.
Les coûts :
Coûts de licence (fixe, par utilisateur, par module, par transaction…)
Coûts de maintenance et de support (pour un logiciel éditeur, un contrat d’AMOA, etc.)
Coûts de formation (initiale, continue)
Coûts de développement ou de paramétrage (pour les logiciels internes ou fortement customisés).
Catégoriser les logiciels : Selon s’ils sont stratégiques, support ou « périphériques ».
Par exemple, un CRM servant aux ventes internationales peut être stratégique, tandis qu’un petit outil de mailing interne peut être classé en support.