Comment fiabiliser la collecte des coûts logiciels et matériels ?
D’après Économie du système d’information
Pourquoi c’est complexe
Recueillir tous les coûts liés aux logiciels et à l’infrastructure peut s’avérer délicat pour plusieurs raisons :
Multiplicité des contrats : licences, maintenance, infogérance, contrats de leasing, etc.
Facturation au Cloud : le modèle de facturation (pay-as-you-go, engagement sur 1 ou 3 ans) peut varier d’un fournisseur à l’autre et fluctuer dans le temps.
Manque de visibilité sur les coûts RH : le temps passé par les équipes internes (développeurs, administrateurs, chefs de projets) est rarement suivi de manière granulaire.
Répartition analytique : certains coûts (ex. location d’un datacenter) sont mutualisés entre plusieurs applications et ne sont pas attribués à un logiciel ou un service unique.
Étapes de collecte
Analyse des contrats de licences : Vérifier les modes de calcul (par utilisateur, par module, par volume de données).
Faire un tableau récapitulatif avec la liste des éditeurs, des durées d’engagement, des coûts facturés sur la dernière période, etc.
Analyse des factures Cloud : Exporter les rapports de consommation (AWS, Azure, GCP, etc.) sur la période souhaitée (mensuel, trimestriel, etc.).
Détailler les ressources : CPU, stockage, trafic réseau, etc.
Analyse des dépenses d’infrastructure internes : Regarder le budget datacenter, les contrats de maintenance hardware, l’électricité, les climatisations, la téléphonie réseau, etc.
Analyse RH : Recenser les effectifs SI, estimer leur temps d’activité dédié à tel ou tel logiciel, projet ou domaine (éventuellement via un timesheet ou un sondage).
Valoriser financièrement ces temps.