Comment collecter les coûts du système d'information ?

La collecte doit rapprocher les informations financières des contrats et des inventaires techniques. Chaque montant doit pouvoir être rattaché à un périmètre, une période et une source pour limiter les oublis ou les doubles comptages.

Recueillir les coûts peut s’avérer complexe.

Il faut procéder par :

Analyse des contrats de licences : vérifier les modes de facturation (par utilisateur, par module, par volume de données).

Nb : ce travail aurait idéalement été fait au moment de la contractualisation.

Analyse des factures cloud (Amazon Web Services, Microsoft Azure, Google Cloud, etc.) si l’organisation utilise des services en Cloud public.

Analyse des dépenses d’infrastructure internes : budgets annuels de renouvellement de serveurs, contrats de maintenance, etc.

Analyse RH : recenser le temps passé par les équipes internes (informaticiens, administrateurs système, etc.) et le valoriser financièrement.

Un tableur ou un logiciel de gestion de projets financiers peut faciliter la consolidation de toutes ces informations.

La traçabilité entre logiciel, infrastructure, et processus est essentielle pour la suite de la démarche.

Pour les détails sur les approches possibles rendez-vous dans l’annexe 5