Comment communiquer avec les équipes pendant les vérifications sur site ?
D’après Audit du système d’information
Les échanges doivent permettre de comprendre les observations et de coordonner les interventions. Une communication claire limite les incompréhensions sans remettre en cause l’indépendance de l’audit.
La collaboration des équipes est essentielle pour un audit fluide.
Il convient de :
Annoncer les visites ou les tests, afin que chacun sache pourquoi l’auditeur est là et puisse se rendre disponible.
Expliquer la finalité de chaque contrôle : ce n’est pas une remise en cause personnelle du travail de l’équipe, mais un examen objectif pour améliorer l’existant ou s’assurer de la conformité ou de l’efficacité.
Écouter les retours ou les contraintes exprimées par les opérationnels : par exemple, si un test intrusif risque de causer des perturbations, on peut choisir un créneau en dehors des heures de pointe.
L’ISO 19011 souligne que l’établissement d’un climat de confiance et de respect mutuel facilite la collecte d’informations et la sincérité des déclarations.
Si les équipes se sentent jugées ou craintives, elles peuvent dissimuler certains problèmes ou se montrer réticentes à coopérer ce qui rendrait l’audit inefficace.