Comment mesurer les usages pour répartir équitablement les coûts informatiques ?
D’après Économie du système d’information
La répartition doit s'appuyer sur un usage défini et observable. Avant de choisir une clé, il faut vérifier ce qu'elle représente, comment elle sera mesurée et si elle traduit correctement la contribution du service aux activités concernées.
Identifier l’usage effectif
Avant toute chose, on questionne qui utilise chaque composant du SI et pourquoi.
Pour un logiciel CRM, par exemple :
Macro-processus « Relation client » : Service commercial, 70 % des licences et du temps d’utilisation
Macro-processus « Gestion des leads marketing » : Équipe marketing, 30 % des licences et du temps d’utilisation.
Pour un serveur mutualisé, il peut héberger :
40 % des instances pour l’ERP (macro-processus Finance, Achats, etc.)
60 % pour un logiciel de production (macro-processus planification, suivi des stocks, etc.).
Quantifier l’usage
La quantification de l’usage se fait par des indicateurs appropriés :
Nombre de licences (ou comptes utilisateurs) pour un logiciel
Heures de CPU consommées par une application sur un serveur virtualisé
Volume de transactions générées par chaque macro-processus
Temps de connexion utilisateur, etc.
On peut s’appuyer sur des outils de monitoring (suivi des sessions, statistiques d’appels API) ou sur des déclarations métiers (temps passé, effectifs dédiés) pour affiner l’estimation.