Comment choisir les règles de répartition des coûts entre les grands processus métier ?
D’après Économie du système d’information
Annexe 6 : Ventilation et analyse des coûts méthodologie
Au terme de la cartographie du SI :Logiciels, infrastructures et coûts associés il est temps de faire le lien avec les macro-processus identifiés dans les domaines stratégiques, support et cœurs.
Cette étape de ventilation consiste à répartir les dépenses selon l’usage réel de chaque composant (logiciel ou infrastructure) au sein de chaque macro-processus.
L’objectif est de mesurer précisément combien l’entreprise investit dans chacun de ses domaines, de détecter d’éventuelles anomalies (surinvestissements ou sous-investissements) et de mettre en évidence des leviers d’optimisation.
Contrairement à une simple lecture budgétaire par nature de coût (licences, serveurs, etc.), cette démarche apporte une vue dynamique : elle montre où la valeur est créée ou supportée par le SI, et à quel prix.
Les principes fondamentaux de la ventilation par usage réel
La méthode de répartition des coûts
La consolidation par domaines et macro-processus
L’interprétation et l’analyse des résultats pour guider la prise de décision.
Pourquoi ventiler par macro-processus ?
La ventilation permet de :
Relier le coût du SI aux activités réelles de l’organisation, plutôt que de se limiter à une comptabilisation « en silo ».
Déceler rapidement d’éventuelles incohérences, comme un logiciel très coûteux pour un process peu critique, ou un macro-processus stratégique sous-financé alors qu’il génère de la valeur ajoutée pour l’entreprise.
Discuter sur des bases objectives avec les métiers : si le domaine Marketing constate qu’il supporte un coût disproportionné, on peut vérifier s’il s’agit réellement d’une utilisation plus importante ou d’un besoin de rationalisation (négociation de contrats, mutualisation de serveurs, etc.).
Les règles de ventilation
Respect du principe d’usage : On attribue un pourcentage de chaque coût en fonction de la réalité opérationnelle (combien d’utilisateurs, combien de transactions, quelle fréquence d’utilisation…).
Prise en compte des coûts fixes : Certains composants (serveur mutualisé, réseau local, etc.) ne peuvent être aisément subdivisés.
On définit alors des clés de répartition approximatives (par exemple, au prorata du nombre de processeurs virtuels consommés, ou du volume de données géré par chaque processus).
Transparence : Les méthodes et clés de répartition doivent être expliquées et partagées avec les acteurs concernés (financiers, métiers, DSI).